Ecco due nuovi strumenti per la collaborazione in tempo reale che mostrano nuove vie per la condivisione e la presentazione di documenti di Microsoft Office sul Web.

Il primo Instacoll, si integra pienamente con gli strumenti di Office e fornisce un facile ed immediato approccio per la condivisione delle presentazioni PowerPoint, dei fogli Excel e dei documenti Word, senza il bisogno di lasciare queste applicazioni e lanciare un tool separato.

Instacoll full interface

Conferral aggiunge allo stesso approccio l'abilità di inviare file di qualsiasi peso ai partecipanti connessi, e l'opportunità di uplodare le presentazioni per essere visionate a richiesta dagli invitati ( chiunque si logghi quando vuole per guardare la presentazione online.).

Conferrall contextual presentation controls

Ambedue le soluzioni richiedono l'installazione del software per il presentatore ed entrambi funzionano su Windows, meglio se con Microsoft Office installato.

L'interfaccia dei due tool è abbastanza differente con Conferral che adotta un approccio semplice e minimalista che lascia un piccolo pannello di controllo mobile a destra in alto sullo schermo e un'interfaccia chiave per le funzionalità.

Conferral inserisce una mini-toolbar in PowerPoint, Word ed Excel permettendo la condivisione istantanea con un singolo click. Il presentatore può passare facilmente dalla condivisione di una presentazione in PowerPoint al co-editing di un documento Word, mentre chatta con gli altri partecipanti al meeting.

E' vero inoltre che le sessioni Instacoll possono essere lanciate all'interno delle applicazioni Microsoft Office attraverso un semplice bottone che viene integrato automaticamente all'interno delle applicazioni nel momento dell'installazione.

I documenti di testo, Word ed RTF possono inoltre essere editati in collaborazione ed in tempo reale, sia via Conferral che attraverso Instacoll.

L'uso dei colori in Instacoll permettono di verificare chi ha fatto dei cambiamenti e dove. Il moderatore può inoltre decidere se accettare e no i cambiamenti effettuati e permettere o meno ai partecipanti di salvare una copia dei documenti salvati localmente sui loro PC.

Instacoll aggiunge l'abilità di registrare le sessioni di screen sharing e di vederle per una recensione o per l'insegnamento in qualsiasi momento.

Conferral fornisce l'abilità di uplodare quanti file e cartelle si desiderino e di rendere essi accessibili da qualsiasi altro compuer o luogo ( attraverso un accesso protetto da password). Conferral inoltre aggiunge una caratteristica originale che permette ai partecipanti in una sessione di collaborazione in tempo reale di inviare file di qualsiasi peso.

Il controllo di un documento da coeditare in Instacoll può essere passato a qualsiasi altro partecipante con solo un click, e il moderatore/presentatore può facilmente vedere quando un documento che è aperto dalla sua parte sia ricevuto dagli altri partecipanti.

Gestioni degli inviti

Entrambe le soluzioni creano un'unica URL dove inviare gli inviti dei partecipanti. L'URL deve essere inviata via email o istant message. Conferral integra anche uno strumento per programmare gli incontri, che facilita il compito di pianificare i futuri meeting con Outlook.

Funzionalità di presentazione
La funzionità di presentazione di Instacoll potenzia le copie installate di Microsoft PowerPoint ( o del PowerPoint viewer) mantenendo la qualità di visualizzazione al miglior livello possibile. Conferral invece converte le presentazioni PowerPoint in immagini JPG che poi condivide in screen sharing con tutti i partecipanti. Il vantaggio di Conferral sta nella compatibilità e nell'accessibilità quando PowerPoint non è installato ( solamente nei PC Windows), sebbene la qualità di visualizzazione non si avvicini a quella di Instacoll.

Con Instacoll, le presentazioni possono essere fatte a schermo pieno ed un semplice set di controllo mobile permette di muoversi facilmente da una slide all'altra.

Il presentatore può inoltre controllare la qualità della visualizzazione selezionando tra 8, 16 e 24 bit. Questo permette di bilanciare la qualità dello schermo condiviso con la velocità alla quale viene ricevuto dagli altri partecipanti. Di default il setting di Instacoll è configurato a 16 bit equivalente a 65.000 colori. Ovviamente più sono i colori migliore è la qualità tanto quanto l'ammontare di dati inviati.

Nel momento in cui lo schermo viene condiviso il presentatore può inoltre annotare ogni parte dello schermo in tempo reale con un semplice set di strumenti di annotazione.

Con Conferral, le presentazioni PowerPoint sono convertite in file di immagine JPG da inserire perfettamente all'interno di pagine Web. E' disponibile una navigazione thumbnail integrata abbastanza facile da gestire.
Conferral permette a chiunque con un semplice browser di venire e visualizzare la presentazione.

Una funzionalità originale di Conferral è l'abilità di precaricare presentazioni multiple e richiamarle quando ce n'è bisogno. Questo rende facile gestire le presentazioni con presentatori multipli tanto quanto la possibilità di una presentazione asincrona.

Gli utenti Conferral possono inoltre visualizzare la presentazione a schermo pieno.

Costi
Instacoll è completamente gratis per sessioni di collaborazione one-to one.
Una versione a pagamento che supporta sia utenti multipli è disponibile attraverso il dipartimento vendite Instacoll.

Ulteriori informazioni su Instacoll.

Conferral offre un trial completo di 15 giorni e poi costa 199 dollari ( fino al 31 maggio 2005) o 299 dollari in licenza perpetua.

Come riportato da Gabe D'Annunzio un computer home con una connessione Internet broadband permette a 10 partecipanti di guardare simultaneamente la tua presentazione con un delay di refresh tollerabile di 3-4 secondi tra slide. Aggiungere altri utenti rallenta la presentazione.

Ulteriori Informazioni riguardo Conferral.

Requisiti di Sistema

PC, Windows. Entrambi i tool adottano un approccio data-centrico e permettono agli utenti individuali di comunicare dati tra loro in modalità peer-to-peer. Entrambi hanno bisogno di un ottima connessione Internet ( ADSL o più ).

Una differenza chiave tra Conferral e Instacoll è che i Partecipanti in una sessione di collaborazione Conferral hanno bisogno solo del browser per partecipare. Non hanno bisogno di una copia Conferral e neanche di Office. Con Instacoll, una copia dell'applicazione deve essere sempre scaricata per partecipare.

Tratto da un articolo originale di Robin Good in data 30 aprile 2005
http://www.masternewmedia.org/news/2005/04/30/realtime_sharing_of_microsoft_office.htm