Il telelavoro sta diventando sempre di più per le aziende una modalità efficace per aumentare la produttività, e per gli impiegati un modo per sfuggire al lavoro ingrato di una vita passata in un ufficio. In questa guida al telelavoro, vi accompagneremo attraverso tutto ciò che è necessario conoscere per lavorare online da casa propria.

Foto credit: Darren Baker

Ci sono certamente tantissime opportunità nel mondo online del publishing indipendente, ma lavorare come freelance o cercare di guadagnare con il proprio blog presentano anche i loro lati negativi. Il Freelancing può essere una professione precaria anche nei momenti migliori e, mentre i blog possono far guadagnare seriamente, di rado tutto questo accade da un giorno all'altro.

Perciò, come si può fare a mantenere il proprio lavoro o a trovare un'altra posizione stipendiata nel proprio settore, continuando a godere della libertà di lavorare da casa propria?

Non è poi così difficile come si immagina, dal momento che le aziende stanno velocemente comprendendo che la produttività dei dipendenti aumenta quando ai lavoratori viene data l'opportunità di far uscire il proprio lavoro dai confini della scrivania per portarlo a casa.

Se si riesce a gestire efficacemente il proprio tempo, è possibile fare molto di più in molto meno tempo e, soprattutto, senza doversi togliere neanche il pigiama.

La breve guida che segue mostra i fatti, le cifre, i benefici e persino i rischi inattesi per coloro che desiderano lavorare da casa propria.

Il Telelavoro

Foto credit: pnrphoto

Wikipedia definisce il Telelavoro come:

''...una sistemazione lavorativa in cui il dipendente gode di una limitata flessibilità nella scelta della postazione e degli orari di lavoro. In altre parole, il quotidiano fare la spola verso un posto di lavoro viene sostituito dai collegamenti telematici. Il Telelavoro è un termine di ampia concezione, che fa riferimento alla sostituzione da parte delle telecomunicazioni di ogni forma di spostamento verso un luogo di lavoro.''

In questi semplici termini, il telelavoro è tutto ciò che riguarda la possibilità per i lavoratori di tagliare, o per lo meno ridurre gli spostamenti grazie all'esistenza delle telecomunicazioni e, in maniera crescente, degli strumenti web-based.

Ma un telelavoro di successo va ben oltre le tecnologie coinvolte, perchè nonostante siano oramai disponibili molti strumenti per la collaborazione on line , spesso, uno stile antiquato nella loro gestione, affonderà ogni sforzo di trasferimento del lavoro oltre la scrivania aziendale.

Sfortunatamente, nonostante le prove dimostrino che la produttività all'esterno dell'ufficio aumenti considerevolmente, il bisogno di essere fisicamente presente, direttamente osservabile e di lavorare costantemente per nove ore al giorno è ancora preponderante in molte aziende. Perché il Telelavoro funzioni realmente, sia il datore di lavoro che il dipendente, devono adottare un approccio diverso:

''Un Programma di Telelavoro di successo richiede uno stile di gestione che è basato più sui risultati che sull'operato del singolo dipendente. Questo è il cosiddetto management per obiettivi e si oppone al management per osservazione.''

Wikipedia, Telelavoro

Mentre è possibile promuovere il cambiamento nella propria azienda, questo può significare anche un aumento di lavoro, a meno che il telelavoro sia progettato in maniera precisa.

Ecco qui alcuni motivi per capire se il telelavoro fa per te o meno:

Benefici del telelavoro

Tra i molti benefici del telelavoro, lavorare da casa eliminando la necessità di fare la spola con il luogo di lavoro due volte al giorno è sicuramente in cima alla lista. A seconda della propria personalità e delle necessità individuali, non è sempre detto che si debba ritenere l'ufficio tradizionale come essenziale per portare a termine il proprio lavoro efficacemente.

Tuttavia, sono poche le persone che non disdegnano l'idea di poter lavorare almeno parzialmente da casa propria - alzandosi un po' più tardi, eliminando la necessità di spendere del tempo a rendersi per lo meno presentabili. Per molti questo significa passare più tempo con il/la proprio/a compagno/a o con le proprie famiglie.

I benefici del telelavoro sono ben documentati, ed includono un rilevante incremento di produttività, un senso di libertà personale, un uso migliore del tempo, e persino un risparmio per l'azienda.

Ecco alcuni benefici fondamentali:

Riduzione delle Spese Aziendali

Foto credit: baby 1
Un modo per strappare la possibilità di telelavorare al proprio datore di lavoro è quello di presentare alcuni dati che riguardano i risparmi per l'azienda. Oltre alla crescita della produttività, saranno ridotte le spese di ufficio:

''La Sun Microsystems Inc. calcola che si risparmiano fino a 300 milioni di dollari all'anno sui beni immobiliari permettendo circa al 50% degli impiegati di lavorare dove meglio credono.''

Tim Ferris, 4HourWorkWeek.com

Gli impiegati americani possono poi risparmiare molte tasse adottando una buona strategia di telelavoro. Esther Schindler nota che:

''...una proposta di legge in tema di telelavoro al Congresso, presentata dai Sen. Sam Brownback (R-Kan.) e Lee Terry (R-Neb.), promette incentivi fiscali per i datori di lavoro che supportino i lavoratori in remoto. Il Parents' Tax Relief Act del 2007 suggerisce un'ampia deduzione del lavoro da casa ($2,500 o il guadagno del telelavoro qualora sia inferiore) e una tassa di credito per i telelavoratori fino a $2,400 per ogni telelavoratore. In aggiunta, i datori di lavoro che forniscono i telelavoratori di computer e accesso alla rete a banda larga, possono scaricare le spese.''

Esther Schindler, CIO.com

Fuori dagli USA, i Governi e le corporazioni cominciano a realizzare che il telelavoro è positivo per il proprio business e l'economia.

Incremento della Produttività

Foto credit: vacuum3d

Se gli appelli alla possibilità di risparmio diretto non convincono il datore di lavoro puoi far leva sull'aumento di produttività.

Le statistiche sono dalla nostra parte in questo caso:

''Per la fine del 2007, tutti i 4.000 addetti dei quartieri generali di Best Buy saranno in ROWE (Results-Only Work Environment, un ambiente di lavoro basato solo sui risultati), modalità che permetterà loro di lavorare dove e come vogliono. Cosa accadrà quando le piccole compagnie realizzeranno che il lavoro non è il posto dove si va, ma quello che si fa ed i risultati che si ottengono?

Ecco alcuni dati:

Crescita Media nella Produttività Lavorativa Dal 2005: 35%

Cambiamento Medio nella Turnazione Volontaria: -72.3%''

Tim Ferris, 4HourWorkWeek.com

Quando si possiede auto-disciplina e capacità di gestione del tempo, il telelavoro aumenta la produttività al meglio, fornendo un ambiente lavorativo migliore. L'azienda e l'impiegato vincono entrambi.

Indipendenza di Sede

Foto credit: Ivana Korab

Una volta liberato dall'ufficio sono molte le opportunità di trovare un ambiente di lavoro piacevole.

Puoi muoverti in una situazione diversa e più economica e persino cambiare paese e godere di un aumento immediato del valore del tuo stipendio.

''Una nuova razza di lavoratori, piena di caffeina e che utilizza gli strumenti della tecnologia moderna, sta riempiendo le coffeehouse di San Francisco. Girando di cafè in cafè e portando il nome preso in prestito dai nomadi arabi che vagano liberi nel deserto, essi oramai sono conosciuti come "beduini".

I moderni beduini di San Francisco sono tipicamente armati di portatili e cellulari, pagano il loro spazio di ufficio e l'acceso ad internet acquistando caffè e muffins.

Dan Fost, SFGate

Questa nuova razza di 'beduini' cerca di sfuggire al potenziale isolamento del lavorare totalmente da casa, lavorando in posti in cui si sentono più a loro agio.

Armati di Skype ed email, nessuno dovrà sapere che non siamo seduti in ufficio e dal momento che i risultati del lavoro rimarranno su standard elevati, nessuno se ne interesserà.

Potenziali Rischi del Telelavoro

Per affrontare il Telelavoro dobbiamo prima valutare anche i potenziali rischi.

Conoscere i potenziali problemi, ci metterà in una posizione migliore per negoziare termini più favorevoli quando si cercherà di organizzare la nuova settimana lavorativa lavorando totalmente da casa. Ecco alcune cose da tenere presenti:

L'Ufficio Sempre Connesso

Foto credit: Michael McCloskey

Uno dei problemi più grandi che i telelavoratori affrontano è l'improvvisa mancanza di una separazione chiara tra lo spazio di lavoro e lo spazio domestico. Se non si è attenti ci si ritrova presto a finire un report o a controllare le email molto più a lungo di quanto non si sarebbe fatto in orario di ufficio prima del telelavoro.

L'altra cosa da tenere a mente è di essere sicuri delle proprie ferie. Spesso il senso di colpa di questo status di lavoro privilegiato da casa, priverà delle vacanze che si era soliti fare.

''Lo Studio ha trovato che i telelavoratori lavorano più spesso mentre sono in ferie e stimano il bilancio vita/lavoro e soddisfazione di vita significativamente più basso degli utenti con la flessibilità giornaliera tradizionale.

Ad esempio, il 46 per cento dei telelavoratori si porta il lavoro in vacanza, paragonato al 30 per cento dei lavoratori flessibili; ed il 24 per cento dei telelavoratori dice che il proprio bilancio vita/lavoro è "buono" o "molto buono," paragonato al 38 per cento dei lavoratori flessibili ordinari. Il 46 per cento dei telelavoratori si dice "soddisfatto" o "molto soddisfatto" della propria vita, paragonato al 65 per cento dei lavoratori flessibili ordinari.''

Gail Repsher Emery, Washington Technology

Vale la pena notare che se non si mettono chiari confini al quanto e quando si è disponibili e/o quando si è al lavoro, gli amici, famiglia ed anche i colleghi potranno mettersi in contatto in momenti inadeguati. Questo è certamente qualcosa a cui fare attenzione.

Dobbiamo stabilire fin dall'inizio il confine tra vita e lavoro ed essere sicuri che il lavoro non si prenda tutta la vita. Ciò che è importante è non sentirsi in colpa o privilegiati per lo stato di telelavoratore. Certo, è ottimo che si possa lavorare da casa, ma se si produce la stessa quantità di lavoro (o maggiore), non c'è veramente motivo di sentirsi male nel chiudere il computer quando si raggiungono gli obiettivi della giornata.

Questa decisione, comunque, non è sempre facile da prendere:

''Il problema più grande del lavorare da casa è che la separazione tra il lavoro e il resto della propria vita è scarsa. Non c'è più la modalità "ora sto lavorando, ora sono occupato... ora sono a casa, ora sto riposando", ma solo uno stato di semi-lavoro, semi-riposo.

Questo significa che, piuttosto che spegnere tutto la sera, ci verrà in mente di lavorare ancora. Oppure, invece di svegliarsi contenti nei fine settimana, ci si sentirà come in tutti gli altri giorni, sempre con la sensazione di essere un po' al lavoro.

Colis, FreelanceSwitch

La chiave per vincere questa sensazione è un'efficace gestione del tempo. Questo non necessariamente significa compattare le ore lavorative, ma significa compattare quelle comunicative e darsi compiti da completare che siano gestibili. Una volta raggiunti gli obiettivi, chiudete tutto e rilassatevi.

Interruzione della Comunicazione e Pericolo per la Carriera

Foto credit: Robert Byron
Un'altro potenziale problema con il telelavoro è il fatto che lavorare da casa porta a rimuovere se stessi dal 'network' dell'ufficio, e potenzialmente dalle opportunità che si sviluppano nel tempo attraverso modalità sia formali che informali.

Sebbene si produca un lavoro significativamente migliore da casa, ci si potrà trovare ancora a combattere con i tradizionali metodi di assunzione dei manager:

''Più del 60% dei 1.320 dirigenti a cui è stato somministrato il questionario della ricerca esecutiva della Korn/Ferry International dicono di credere che i telelavoratori non avanzeranno molto nelle loro carriere se paragonati a coloro che lavorano negli uffici in maniera tradizionale. I dirigenti delle aziende vogliono vedere in faccia i loro dipendenti, dice lo studio.''

Michael Cooney, Network World

Mentre cambiare i preconcetti non è mai facile, ci sono cose che si possono fare per essere sicuri che la propria presenza sia sentita dagli altri, persino durante l'assenza fisica.

Per fronteggiare il problema della povertà di comunicazione dovuto all'assenza dall'ufficio, possiamo mettere a punto alcuni trucchi. Eccone alcuni secondo Esther Schindler:

• Conference calls efficaci - è importante parlare chiaramente, fare uso di aiuti visivi dove possibile ed evitare di fare qualcosa contemporaneamente alla teleconferenza, cosa che è facilmente percepibile dagli interlocutori e fa passare per sgarbati e non professionali
• Auto promozione - la propria assenza dallo spazio fisico di lavoro può avere effetto su come i capi e i colleghi vedono le tue performance. Per questo rendere nota la propria presenza e gli obiettivi raggiunti diventa ancora più importante che per i lavoratori in sede
• Buon tempo di risposta - è necessario rispondere rapidamente alle richieste
• Comunicazione con il proprio Team - solo perchè non ci si può incontrare fisicamente vicino alla macchinetta dell'acqua, non significa che non si possa essere aggiornati sulle ultime notizie utilizzando instant messaging, email, conversazioni telefoniche e altri strumenti di comunicazione online
• Impostare i confini - permettere al proprio team di conoscere quando si è disponibili e quando è il momento migliore per contattarti in modo da evitare di essere considerati o irragiungibili o al contrario 'sempre connessi'

Spese Inattese

Foto credit: simonkr

Un'altra cosa da tenere a mente è che ci si potrebbe trovare ad affrontare spese inattese che non si erano messe in conto nel passaggio dall'ufficio all'ambiente lavorativo domestico.

Una cosa da controllare è la situazione fiscale, ed ogni cambiamento che possa occorrere nei rapporti con l'ufficio risorse umane della propria compagnia. Le tasse, a sorpresa, possono causare un incredibile crollo delle finanze se si vive nel posto sbagliato:

''Vivere in California e lavorare per una compagnia di New York via Internet, ad esempio, può fare molto male. La California ti considererà residente e vorrà le tasse statali sull'intero compenso.

Ma allora anche New York applicherà una cosa elegante chiamata regola della "convenienza del lavoratore" e chiederà tasse di residenza sul reddito per il 100% del tuo compenso, basandosi sul fatto che utilizzi il territorio di New York come se fossi residente.''

Mike Gunderloy, WebWorkerDaily

Persino se ci si organizza per evitare di pagare tasse doppie, ci sono altre cose che vanno concordate con la compagnia prima di passare al lavoro da casa. La questione di chi paga il rischio del telelavoro deve essere affrontata proprio all'inizio delle relazioni di business, dal momento che può avere serie ripercussioni sia per il lavoratore che per l'azienda:

''Chi paga la connessione telefonica e l'ISP? Chi paga gli "extra" che rendono accettabili giornate di 14 ore, come una notebook docking station, tastiere separate, un monitor con schermo ampio, stampante, fax e portatile per un telelavoratore full time?

Se il dipendente utilizza il proprio computer, è disposto a pagare un'altra copia dell'antivirus aziendale e le licenze aggiuntive per le applicazioni correlate al tipo di lavoro (che siano Photoshop o Visual Studio)?''

Esther Schindler, CIO

Le aziende possono accogliere rapidamente l'idea di lasciare lavorare da casa se vedono un'istantanea delega alle spese extra che potenzialmente vengono richieste. Dall'altro lato, se non si affrontano subito queste questioni, ci si potrà trovare a dover coprire tutte le spese e lo stipendio verrà divorato dai costi del Blackberry, di Internet e dell'acquisto di software.

Mancato adattamento

Foto credit: Ed Isaacs
L'ultima cosa da tenere a mente prima di passare al telelavoro è che ci può essere un mancato adattamento sia da parte tua che della tua azienda.

Se le riunioni faccia a faccia e le comunicazioni dirette sono molto importanti per il tuo lavoro, non è pensabile che tu diventi un telelavoratore full time.

A prescindere dal tipo di lavoro che fai, però, ci sono certi strumenti tecnologici che possono risultare essenziali per permetterti di lavorare da casa. Se la tua azienda non supporta le tue richieste in merito, potresti avere dei problemi.

Le cose essenziali di cui hai bisogno sono:

• La disponibilità di una connessione Internet decente
• Strumenti per il Web conferencing
• Applicazioni che possono essere usate in remoto, e un accesso VPN
• Uno strumento di instant messaging da utilizzare per tenersi in contatto con tutti i membri del tuo team
• Una intranet decente per avere accesso e tenersi aggiornato con le ultime notizie e le informazioni aziendali
• L'inoltro delle chiamate

Senza queste basi, sarà molto difficile svolgere il tuo lavoro.
Ma non è solamente la tecnologia che può causare problemi. Uno dei problemi più grandi dei nuovi telelavoratori è la capacità di trattare con i manager che non hanno esperienza nel gestire dipendenti a distanza.

Se il tuo manager ha poca esperienza, soffrirai della mancanza di una gestione. E mentre questo sembra piacevole in un primo momento, quando ti scontrerai con le scadenze dimenticate, le informazioni utili mal comunicate, la novità presto smetterà di piacerti:

''Elizabeth Ross, Direttore Esecutivo progetti tecnologici presso AMEC Earth & Environmental, ha telelavorato e gestito telelavoratori. Ha visto in prima persona la relazione diretta tra l'esperienza dei manager ed i telelavoratori.

"I Manager che sanno come gestire le risorse, possono far funzionare la situazione, a volte anche in maniera eccezionale,". "I Manager invece che non comunicano bene, e che non sanno come gestire il loro tempo, ecc., non sapranno gestire bene i loro telelavoratori".''

Esther Schindler, CIO

IBM, una compagnia molto conosciuta per il suo supporto alle pratiche di telelavoro, aiuta i potenziali lavoratori da casa a giudicare se il telelavoro sia una modalità adatta a loro.

Ecco alcune domande poste ai telelavoratori:

''Siete motivati, impegnati nel lavoro, portati a lavorare sotto consegna. Avete capacità di comunicazione interpersonale ed un ambiente libero da distrazioni per affrontare un tale tipo di lavoro?

Vi relazionate con i manager e con i colleghi in modo da facilitare la relazione a distanza? I clienti si aspettano un accesso fisico all'impiegato? Come telelavoratore sei adeguatamente equipaggiato per affrontare il lavoro?

Robert Colman, ManagementMag

Se desideri diventare un telelavoratore, sarebbe una buona idea discutere questi punti con il tuo datore di lavoro, ed auto valutarti onestamente. Nonostante il telelavoro sia desiderabile, potrebbe non essere adatto al tuo tipo di lavoro.

Conclusioni - Il Telelavoro fa per te?

Foto credit: Zsolt Nyulaszi
Il Telelavoro offre l'opportunità di lavorare da casa, di avere il controllo della propria giornata e di evitare le lunghe spole quotidiane tra casa e ufficio.

Tuttavia, il telelavoro non è tutto rose e fiori, e prima di fare il passaggio vale la pena considerare alcuni punti a sfavore.

Ad esempio accetteresti di lavorare di più in cambio di una maggiore libertà? Hai considerato le possibili spese extra a cui potrai incorrere portando il tuo ufficio a casa? La vita isolata del lavoratore da casa è adatta al tuo carattere ed alle tue ambizioni?

Per molti, la risposta a queste domande sarà sicuramente un Si. In questo caso, benvenuti nel club. Per gli altri, potrebbe essere più adatto un telelavoro parziale durante la settimana lavorativa.

Risorse sul Telelavoro

La seguente lista di risorse non è certamente esaustiva, ma può fornire un buon punto di partenza per approfondire le questioni relative al Telelavoro:

• La voce su Wikipedia sul telelavoro.
• Un articolo di ManagementMag sul passaggio al telelavoro
• 2WorkAtHome ha compilato un elenco di compagnie disponibili al telelavoro
• NetworkWorld si chiede se il telelavoro può stroncare la carriera professionale
• CIO sottolinea la necessità per i telelavoratori di sviluppare le proprie abilità sociali
• Su ETO i vantaggi e gli svantaggi del telelavoro
• WebWorkerDaily contiene un certo numero di articoli utili sul telelavoro
• CIO pone alcune importanti questioni sul lato finanziario
• Il reportage di SFGate sulla nuova razza di 'beduini' digitali che dimorano nei coffe-shop

Articolo scritto originalmente da Michael Pick per Master New Media e pubblicato per la prima volta in data 18 maggio 2007 con il titolo: "Business Telecommuting - What You Need To Know If You Want To Work At Home Online". La versione italiana è stata tradotta da Alessandro Banchelli - per un feedback editoriale scrivi a Robin.Good[at]masternewmedia.org.