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Curated by: Luigi Canali De Rossi
 


23 settembre 2008

Organizzazione Eventi: Combinare Gli Eventi Fisici Con Quelli Online - Ecco Gli X-Events

Un nuovo genere di eventi popolari, coinvolgenti, liberi dai limiti spazio-temporali grazie alla convergenza degli strumenti dei nuovi media, sta bussando alla tua porta: ecco gli X-events.

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Photo credit: XLucas

Permettimi di spiegarmi meglio: gli eventi online (e offline) non dovrebbero essere più limitati dalle coordinate spazio-temporali, dal luogo e dall'orario in cui essi si svolgono.

La convergenza di strumenti per la collaborazione e per la comunicazione dei nuovi media (feed RSS, wiki, blog, podcast, discussioni dei forum, social media, tradizionali mailing list e newsletter) offre opportunità interessanti per la costruzione di comunità estremamente dinamiche, ricche e coinvolte, legate dai temi e dagli argomenti chiave di una qualsiasi conferenza o di un qualsiasi evento.

Il miglior modo per spiegare cosa sia un X-event è semplicemente iniziare a farlo.

Pensa per esempio a una conferenza fisica per la quale sia stata fondata in precedenza una comunità su un sito web e nel quale i partecipanti, i conferenzieri e gli sponsor inizino a interagire e a intrattenersi tra loro attivamente, in diversi modi, prima dell'inizio dell'evento.

Pensa anche ad un evento che, oltre a svolgersi in un luogo fisico, è anche ritrasmesso e reso accessibile in diverse maniere. Questo accesso inoltre permette diversi livelli di interazione tra i partecipanti fisici dell'evento e i partecipanti online.

Immagina la vastità e la ricchezza dei contenuti che possono essere generati dalle tante interazioni che le comunità degli eventi virtuali sono capaci di creare.

Oppure pensa alle diverse combinazioni, alle raccolte e alle playlist dei contenuti multimediali selezionati ed editati dagli utenti, che potrebbero essere creati una volta che l'evento è terminato.

Il potenziale davvero rivoluzionario dal punto di vista della comunicazione e del marketing degli X-events risiede nella capacità di fondere e di coordinare il forte potenziale della comunicazione dei nuovi media, degli strumenti per la creazione delle comunità online e per la collaborazione, con l'attrazione e l'interesse degli ospiti di un evento in diretta e con i temi trattati.

 

 

Panoramica Sugli X-Eventi

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Gli eventi in diretta sono un'ottima opportunità di marketing, di introduzione e di presentazione di nuove idee o di nuovi prodotti. Ma, se ti è mai capitato di stare dietro a uno di questi eventi, ti sarai reso conto di quanto complessa sia l'organizzazione logistica e di quanto il team deve essere sveglio, rapido e pronto per affrontare qualsiasi imprevisto durante lo svolgimento dell'evento.

Considerati tutti gli investimenti nell'organizzazione e in altre cose, quanto potrebbe essere significativo il costo di un forte ampliamento dell'evento verso uno spazio virtuale, facendo leva in maniera organica, sinergica e attenta sugli strumenti più rilevanti dei nuovi media per favorire la creazione di comunità e di conversazioni "estese" online?

Considera l'infinito numero delle possibilità di guadagno che si possono ottenere dall'ampliamento del pubblico di una conferenza e dalla creazione di una comunità appassionata e vivace capace di generare contenuti rilevanti per un qualsiasi tema.

Immagina quanto sarebbe fantastico se potessi conversare con i tuoi speaker preferiti prima dell'inizio della conferenza e quindi se avessi la possibilità, grazie alle tue domande e ai tuoi contributi, di rendere più preciso il focus dell'argomento e delle diverse discussioni.

Ho concepito questa idea per la prima volta nel gennaio 2005, quando ho scritto questo articolo "Events Break Out Of The Physical Space-Time Prison. Time-Extended Conversations Are Coming: X-Events".

Sono passati alcuni anni, ma le mie impressioni non sono cambiate.

Anzi, in questo momento sono molto più convinto rispetto a prima degli altissimi vantaggi e dei benefici che questi "eventi-estesi" possono procurare a tutte le parti coinvolte.

 

Cosa Sono Gli X-Events?

Gli X-Events o "eventi estesi" appartengono a un genere di conferenze ancora da realizzare, che estende gli eventi oltre i legami fisici, oltre il tempo (prima, durante e dopo gli eventi) e si svolge in diversi canali di comunicazione.

Gli X-Events sono eventi che si sono sviluppati in base a un'esperienza crescente che unisce gli eventi fisici, che si svolgono nella realtà, con le conversazioni online.

In altre parole gli X-Events sono conferenze tradizionali, eventi sociali, riunioni di un qualsiasi genere che però aumentano la propria durata di vita, il proprio valore e la propria portata estendendo il loro potenziale di coinvolgimento dei partecipanti grazie all'integrazione intelligente degli strumenti delle comunità, dei canali di distribuzione dei contenuti, del social media marketing e degli strumenti per la collaborazione asincrona. Il coinvolgimento dei partecipanti non si limita solo all'evento, ma si svolge prima, durante e dopo di esso.

Diffondi la voce che stai preparando un evento internazionale, che si svolgerà tra un paio di mesi, incentrato sul "web publishing". Fai sapere di aver un vasto pubblico internazionale di partecipanti interessati all'argomento e di aver selezionato un gruppo di speaker che metteranno a disposizione di tutti le proprie conoscenze nel corso dell'evento.

Come puoi trasformare la tua tipica conferenza di due giorni in un "evento-esteso" che offra un forte coinvolgimento e un alto valore ai partecipanti e agli speaker e che allo stesso tempo ti procuri una visibilità vasta e durevole, maggiori possibilità di incrementare le vendite e di creare rapporti di sponsorizzazione e reti di business proficue?

In che modo un evento fisico può ottenere i massimi benefici della comunicazione realizzata attraverso i nuovi media, dagli strumenti per la collaborazione online e dagli strumenti dei social media per estendere la propria durata e la propria capacità di coinvolgimento andando oltre i limiti spazio-temporali, creando e coinvolgendo una comunità di persone appassionate ai suoi temi?




Ecco alcune idee iniziali da prendere in considerazione:



1) Prima Dell'Evento

  • Apri un blog e crea un feed RSS per l'evento e inizia a fornire informazioni di valore in maniera sistematica e periodica.


  • Crea un articolo sulla preparazione dell'evento e sulle persone coinvolte in essa. Scegli un modo particolare con cui raccontare questa storia per tenere le persone aggiornate sugli ultimi fatti accaduti.


  • Apri un forum o una comunità interattiva sullo stile di Ning dove possano nascere e svilupparsi le discussioni e i temi rilevanti per l'evento.


  • Aggiungi agli argomenti del forum una piattaforma di commenti video come Seesmic che permetta di avere non solo una relazione testuale tra le persone, ma anche video. I commenti video possono essere molto utili per intraprendere discussioni appassionanti e vivaci ma anche sessioni di brainstorming e focus group.


  • Inserisci alcuni componenti dei social media che permettano ai partecipanti di confrontarsi e di alimentare così la comunità. Lascia che le persone scoprano i profili e gli interessi degli altri, dai un feedback sulle discussioni più seguite e fai in modo che ogni utente possa dare il proprio punto di vista e suggerire i link che ritiene utili.


  • Integra una piattaforma di pubblicazione per presentazioni come Slideshare affinché tutti i partecipanti possano utilizzare e promuovere le presentazioni rilevanti per i temi dell'evento.


  • Crea un set di newsradar (canali tematici di notizie selezionate personalmente da te prendendo in esame tutte le migliori risorse delle rete), generati dai moderatori o dai membri della comunità, incentrati sui temi specifici della conferenza.


  • Prepara una campagna di marketing sull'evento utilizzando le mailing list e sviluppando un articolo significativo che faccia crescere mano mano l'attenzione fino al lancio dell'X-event.




2) Durante L'Evento

  • Prepara una piattaforma per pubblicare in tempo reale che sia disposizione di un qualsiasi partecipante qualificato o degli inviati dei diversi media che vogliono inviare articoli o commenti sulle specifiche sessioni dell'evento. Strumenti come CoverItLive offrono tutte le funzionalità di cui un reporter ha bisogno. Prendi in considerazione l'idea di limitare il numero di posti disponibili per i reporter per ogni sessione e di monetizzare l'opportunità di sponsorizzazione che essi potrebbero creare.


  • Offri supporto e rendi semplice per tutti i partecipanti l'accesso agli strumenti di trasmissione audio/video in tempo reale per permettergli di riprendere tutti gli avvenimenti dell'evento e di diffonderli da diversi punti di vista. Dalle sessioni live alle reti di relazioni tra amici.


  • Lascia che i partecipanti si intrattengano tra di loro e con i presentatori durante le sessioni live, creando canali dedicati di Twitter e gruppi di discussione e di commento in tempo reale.


  • Utilizza anche gli strumenti di comunicazione in tempo reale tradizionali e abituali come le chat testuali e i canali IRC. Questi strumenti possono ancora assicurare effetti consistenti per quanto riguarda le conversazioni in tempo reale su ogni sessione dell'evento.


  • Offri l'opportunità a pagamento ai partecipanti e/o alla stampa di intervistare, accanto ai blogger e ai giornalisti più importanti, le personalità chiave che presenteranno la conferenza.


  • Sfrutta le capacità di aggregazione sociale di Friendfeed per fornire un canale parallelo di distribuzione delle informazioni sui personaggi chiave dell'evento e sull'evento stesso.


  • Crea newsradar tematici (canali di news incentrati su un argomento specifico). I newsradar possono fornire un immediato valore nell'ottica dell'estensione dell'evento, offrendo una raccolta delle notizie più rilevanti su un determinato argomento.


  • Fai in modo che per ogni conferenza ci sia disposizione un luogo per i presentatori e per i partecipanti, prima e dopo di ogni sessione. Considera anche di rendere le diverse sessioni dell'evento interessanti sia per chi segue l'evento dal vivo, sia per chi lo fa a distanza, intrattenendo e coinvolgendo i due diversi tipi di pubblico. Permetti ai partecipanti di promuovere e di creare sessioni e conferenze complementari sullo stile dei barcamp in sezioni virtuali appositamente dedicate.


  • Assumi editor e moderatori per creare e per aggiornare guide wiki rilevanti per ogni sessione chiave dell'evento. Gli eventi paralleli, gli altri contributi e le sessioni collegate, le discussioni in diretta, le risorse e i materiali forniti dagli utenti dovrebbero essere facilmente consultabili grazie all'uso di wiki aggiornati e ben strutturati.




3) Dopo l'Evento

  • Fai in modo che si continui a parlare dell'evento. Mantieni attivi tutti i forum principali e le aree di discussione più rilevanti e aggrega tutti i contributi dell'evento in canali di contenuti appositamente dedicati. Adotta questo punto di vista: qualsiasi evento, quando viene trasformato in un X-event, è un'opportunità per mettere in movimento una serie di meccanismi che possono creare o generare un numero di canali di contenuti di altissimo valore. Questi non dovrebbero essere considerati come canali di marketing inutili o costosi da mantenere, ma come nuove fonti di guadagno e come canali guidati da comunità dinamiche, legati rispettivamente dai temi, dalle personalità o dagli argomenti che l'evento ha prodotto.


  • Sviluppa e progetta con i partecipanti della comunità più fidati l'evento del prossimo anno, partendo dalle discussioni più importanti che hai continuato a mantenere in vita. Permetti alle tue nuove comunità di organizzare la prossima conferenza contribuendo alla selezione degli argomenti e degli speaker, suggerendo i cambiamenti che vorrebbero vedere in tutta la struttura dell'evento. Quale miglior modo per legare ancora di più il pubblico di un evento e per rendere una crowdsource le loro analisi e i loro desideri per migliorare il prodotto che stai offrendo.


  • Rendi pubblici tutti i video dell'evento e delle sessioni più importanti. Semplifica l'accesso a questi contenuti in diversi formati: video in streaming, clip scaricabili, audio MP3, trascrizioni testuali, DVD a pagamento con contenuti extra speciali. Considera l'ipotesi di utilizzare strumenti avanzati per la presentazione come Instant Vcasmo per permettere ai partecipanti di creare mashup con le registrazioni della diretta e con le slide delle presentazioni effettuate.


  • Aggiungi i componenti tipici della conversazioni sociali ad ogni contenuto. Rendi semplice per gli utenti lasciare un commento, taggare e iniziare una nuova discussione al di sotto di ogni presentazione o video. Ogni performance deve diventare il fulcro dell'aggregazione sociale, della comunicazione e del networking.


  • Fornisci uno spazio visivo navigabile utilizzando strumenti come Google Maps o Microsoft Photosynth, permettendo così ai partecipanti di scoprire la posizione dei punti di aggregazione sociale e di servizi utili come hotel, bar, caffè.


  • Semplifica la creazione di album di foto sull'evento generati dagli utenti. Oltre al consueto inserimento dei tag, utilizzata sempre in queste situazioni, permetti a chiunque di associare all'evento le foto relative ad esso pubblicate sui servizi di photo sharing. Metti a disposizione una ricompensa per i singoli partecipanti affinché creino album di foto multimediali incentrati su temi e argomenti specifici, utilizzando uno dei tanti fantastici strumenti utili per raccontare un evento in maniera visiva come Scrapblog, Smilebox, VMix, OneTrueMedia, Mixercast, Vuvox, Flektor.


  • Crea compilation di video generati dagli utenti sulle sessioni e sugli argomenti più interessanti, rendendo semplice per i partecipanti modificare le playlist delle loro clip. Gli strumenti che ti permettono di fare questo sono sempre di più e aggiungono sempre nuove funzionalità: puoi provare YouTube playlist, Magnify o Splashcast.

 

Principali Vantaggi Degli X-Events

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Se la mia visione degli X-event è corretta, diventeranno presto dei straordinari canali per sviluppare il proprio marketing, advertising e branding, perché riescono a estendere la durata di un evento fisico e a incrementare la potenziale sia l'interazione all'interno del proprio pubblico che i profitti.

Ecco alcuni dei vantaggi più immediati che gli X-events possono procurare a qualsiasi azienda nel progettare, organizzare e gestire lo sviluppo di eventi fisici come le tradizionali conferenze e i seminari:

a) Pubblico più ampio: I partecipanti non sono obbligati a rispettare una data o un orario preciso, questo genera un alto potenziale di partecipazione. Le parti interessate possono accedere alle registrazioni dell'evento dopo la chiusura di esso, quando lo ritengono più comodo. Per gli eventi fisici questo significa un forte incremento della propria portata e del numero dei partecipanti.

b) Estensione del raggio di comunicazione e del marketing. Così come un vasto numero di persone possono essere presenti in maniera sincrona o asincrona, sottoscrivere, ascoltare e partecipare agli eventi estesi, lo stesso succede al raggio del tuo messaggio, del tuo brand, della tua sponsorizzazione e dei tuoi prodotti. Tutti i canali ampliati offrono immense opportunità di sviluppo di un marketing altamente mirato, contestuale e non invadente.

c) Grande opportunità di coinvolgimento e di interazione tra le persone: sia i partecipanti all'evento fisico che quelli che prendono parte alle conversazioni dopo l'evento hanno maggiori opportunità di contattare gli speaker, i conferenzieri, gli esperti, le aziende coinvolte e i prodotti presentati. Attraverso l'uso dei feed RSS, dei wiki, dei blog e dei forum, i diversi temi prendono vita prima dell'evento e continuano a sopravvivere anche dopo la fine di questo. Vengono create diverse "comunità-verticali" che possiedono un profilo demografico di grande valore, con interessi e caratteristiche specifiche.

d) Organizzazione della partecipazione e della distribuzione. Gli X-events sono fenomeni grassroot. I partecipanti possono diventare co-creatori, editor, contributori, rivenditori e case editrici. Se solo glielo permettissimo! Chi dice che gli eventi devono essere organizzati da un gruppo scelto in maniera non trasparente, su semplice indicazione dei rappresentanti di alcuni interessi? I partecipanti più appassionati potrebbero fare un lavoro migliore? Certo che sì. Chi meglio di loro conosce cosa vogliono comprare, ascoltare o a cosa vogliono partecipare? Perché correre il rischio di scoprire tutto questo durante l'evento?

e) ROI migliore, profitti incrementati, ampliamento del mercato. Gli X-events offrono grandi opportunità di incremento dei margini di profitto perché aumentano le possibilità di marketing e perché non ti obbligano a dover sostenere costi per l'affitto di spazi fisici o per l'organizzazione logistica dell'evento. I nuovi X-events si basano sui mezzi di comunicazione, non sulle infrastrutture fisiche, che richiedono sempre maggiori costi aggiuntivi. Gli X-events garantiscono un risparmio sulle spese più consistenti e un alto potenziale di qualità. Questo è dovuto al fatto che il team responsabile dell'organizzazione è capace di raggiungere completamente il diretto coinvolgimento dei partecipanti nella progettazione e nella gestione dell'X-event.

f) Maggiori opportunità di monetizzazione: gli X-events attirano moltissimo l'attenzione dei partecipanti su specifici argomenti e temi. Gli X-events possono generare un enorme quantità di contenuti di valore che possono essere modificati, accompagnati da un testo e preparati per la distribuzione in rete in un numero infinito di formati. Questi contenuti possono essere monetizzati in modi diversi e connessi tra loro, si può infatti:

  • Vendere la possibilità di organizzare conferenze web-based e presentazioni alle piccole aziende e ai privati che vogliono proporre sessioni parallele alla conferenza principale e alle attività ufficiali.
  • Vendere l'accesso alle stanze private per le videoconferenze effettuate via OoVoo ai media e ai clienti premium che vogliono video-intervistare i tuoi ospiti speciali.
  • Vendere l'accesso alle sezioni con i contenuti in alta definizione (HD) o con i contenuti scaricabili.
  • Vendere gli spazi pubblicitari di tutti i formati di distribuzione dei contenuti (RSS, wiki, social community, etc.) . Questo di per sé già assicura una grande varietà di opzioni (guarda qui sotto l'elenco dei canali disponibili per seguire un evento).
  • Vendere le iscrizioni a canali di contenuti super selezionati, inclusi i feed RSS incentrati sugli argomenti specifici creati dagli utenti, sfruttando in questo modo tutti i contenuti generati dall'X-event.
  • Vendere i contenuti premium, inclusi gli studi, le analisi e i rapporti, selezionando, aggregando e modificando i contenuti di maggior valore derivati dagli eventi fisici.
  • Vendere l'accesso ai video in alta qualità e a schermo intero delle varie sessioni dell'evento, così come i download e le playlist di video create sui temi e sugli argomenti principali.




Risorse Richieste

Gli X-events sono una grande opportunità per quanto riguarda il coinvolgimento, l'interazione, il business networking e il social networking, i contenuti generati dagli utenti. Allo stesso tempo rappresentano una sfida impegnativa, davvero difficile da programmare, organizzare e gestire.

Il problema principale degli X-events è che i tradizionali organizzatori non hanno familiarità con la nuova filosofia del marketing basato sulla conversazione e non hanno a disposizione le risorse umane e le capacità adatte per gestire un evento del genere.

Gli X-events richiedono la presenza di persone di talento, che abbiano una reale esperienza della gestione dei contenuti generati dagli utenti e della moderazione dei forum, la capacità di stimolare gli interessi delle comunità verso temi precisi, ma soprattutto è necessario:


1. Avere un esperto delle strategie di comunicazione degli X-event. Qualcuno con le giuste competenze che sappia immaginarsi in anteprima, pianificare e coordinare lo sviluppo dell'X-event come se fosse un tutt'uno organico.



2. Assumere un team editoriale che abbia talento ed esperienza. La creazione istantanea di argomenti di discussione, newsradar, webcast, interviste e podcast, blog, wiki e chat richiede persone specializzate che vivano e respirino nel mondo online.



3. Selezionare strumenti e tecnologie accessibili a tutti. Disporre di strumenti per la comunicazione, per le presentazione e per la collaborazione che siano allo stesso tempo facili da usare e accessibili a tutti gli utenti di Internet è un requisito di fondamentale importanza.

Sì, hai letto proprio bene. La preparazione di un X-event richiede una redazione che si dedichi completamente a tutti questi diversi compiti.

Del resto la programmazione degli X-events dal suo inizio alla sua fine, così come la definizione degli obiettivi da raggiungere nel corso del tempo è, come in molti altri campi, probabilmente la via per il successo.




Considerazioni Conclusive

Gli eventi tradizionali si stanno trasformando da soli in flussi continui di conversazioni, diventando popolari e di successo grazie agli argomenti e agli utenti che partecipano e che moderano l'evento, ma anche diventando credibili e autorevoli grazie alla profondità e al valore delle conversazioni che sono in grado di generare.

Gli X-events sono la naturale e spontanea evoluzione dei tradizionali eventi fisici e sono caratterizzati dall'integrazione efficace degli strumenti di comunicazione e di collaborazione con le tecnologie delle comunità sociali. Questa integrazione ha il fine di creare una fonte di notizie ampia e continua nel tempo ma anche vivaci canali di conversazione, che possano iniziare ad esistere molto prima dell'effettiva data dell'evento e che possano continuare ad esistere molto dopo.

Gli X-events offrono grandi benefici in termini di creazione di comunità, generazione di contenuti, coinvolgimento e interazione, business networking e social networking, visibilità in rete, opportunità di marketing e di monetizzazione. Tutto questo perché estendono i temi e il focus dell'evento a uno spazio-tempo virtuale, grazie all'uso di tecnologie sociali, impostate sulla conversazione e sulla distribuzione delle informazioni. (RSS).

Gli X-events rappresentano la nuova frontiera del "marketing basato sul coinvolgimento" e quelli che per primi insegneranno come progettare, gestire e sviluppare esperienze multimediali così ricche, saranno probabilmente ricordati come i pionieri di un nuovo genere di eventi fisici.

Anche se la maggior parte degli strumenti necessari per organizzare un X-event efficace sono disponibili da tempo, la vera sfida non è nel sapere integrare tutti questi strumenti in un sistema unico e coerente, ma avere a disposizione persone che abbiano una visione d'insieme che possano applicare questa visione ad un progetto: tutto questo è sicuramente più impegnativo e complesso rispetto all'organizzazione di una tradizionale conferenza basata su tecnologie avanzate. Ma credo che questo significhi successo e ricompense.

Ciò che è necessario perché si realizzino gli X-events, è un forte apprezzamento per questo tipo di approccio da parte degli organizzatori e dei finanziatori degli eventi. Gli X-events richiedono organizzatori che per capiscano per primo quali sono le cose necessarie per iniziare e per mantenere i diversi canali di conversazione aperti e attivi. Devono apprezzare il valore della creazione delle comunità focalizzate su un tema e fortemente coinvolte. Non sono obiettivi facili da raggiungere ma questo è ciò propongo a me stesso di fare.

E' difficile dire se gli X-events diventeranno una realtà nel 2009, ma considerati la visibilità, il coinvolgimento e le opportunità di monetizzazione che queste conferenze estese possono procurare, non dovrebbe passare molte tempo prima di poter partecipare a un X-event a cui siamo interessati.

Nel mio prossimo articolo sugli X-events mi occuperò di tutti gli strumenti necessari per realizzare un evento esteso efficace.

 

Scritto da per MasterNewMedia.
 
 
 
 
 
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