Gli eventi online (ed offline) non dovrebbero più essere confinati nella dimensione spazio-temporale relative al luogo e al momento in cui accadono.

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Le nuove tecnologie mediatiche di comunicazione, di collaborazione, di presentazione e distribuzione dei contenuti forniscono un'ampia e diversificata gamma di strumenti che ci permettono di estendere la durata e la portata degli eventi e di realizzare elevati livelli di interazione, inconcepibili fino ad oggi.

Quella che fino adesso abbiamo considerato come un'attività confinata dentro lo spazio adibito per l'evento, con un numero definito di oratori e partecipanti appositamente riuniti in un luogo e ad un'ora precisa, sta rapidamente trasformandosi in una molteplicità di canali di comunicazione ed informazione estese ed in continuo sviluppo, che si attivano prima dell'evento reale e che si protraggono per molto tempo dopo la fine dell'evento.

Sono questi una nuova classe di eventi potenti, inclusivi, popolari e affascinanti, liberati dalla camicia di forza dello spazio-tempo grazie all'espansione delle nuove tecnologie disponibili: gli X-Events.

• Gli eventi tradizionali si estendono allo spazio virtuale: le tecnologie per le conferenze sul web e per le presentazioni in tempo reale permettono il webcasting dal vivo di ogni evento, consentendo ai partecipanti di seguire l'evento ovunque ci sia una connessione internet, con il massimo comfort ed in modo molto semplice. Le sessioni dell'evento possono essere trasmesse complete di traccia audio e video e con le slide delle presentazioni, attraverso diversi tipi di strumenti.
• Un pubblico molto più vasto: dato che i partecipanti non devono presentarsi in un luogo e ad un'ora stabilita, il potenziale di partecipazione aumenta enormemente. Le parti interessate possono seguire le registrazioni dell'evento anche dopo la conclusione dello stesso, nel loro tempo libero. Per gli eventi tradizionali questo vuol dire ampliare significativamente la portata dell'evento, oltre ad avere la possibilità di ordinare i partecipanti secondo la loro importanza.
• Una maggiore possibilità di interazione: I partecipanti, sia nell'evento live che nelle conversazioni estese successive all'evento, hanno maggiori opportunità di conversare con gli esperti, i relatori o le società che sono intervenute o di cui si è fatto il nome. Attraverso l'uso dei feed RSS, delle pagine wiki, dei blog e dei forum di interesse specifico, i temi e le tracce dell'evento live si possono mantenere vive per un tempo indefinito, anche una volta terminato l'evento. Ancora di più: estendendo gli eventi con le nuove tecnologie di comunicazione online, i canali di informazione e le aree di conversazione si possono attivare molto tempo prima che l'evento tradizionale abbia luogo. In questo caso, l'informazione online aiuta a fare maggiore attenzione e ad identificare più facilmente le questioni e gli argomenti che stanno a cuore di clienti e produttori.
• Monetizzazione: gli X-Events generano molti contenuti preziosi che possono essere editati, compilati, annotati e confezionati per la distribuzione digitale in molteplici formati e con differenti approcci di marketing. Tali contenuti si possono monetizzare in modi molteplici e sovrapponibili, ad esempio:
  a) Offrendo un accesso a pagamento alle sezioni registrate.

  b) Vendendo spazi agli sponsor su tutti i contenuti distribuiti. Questo comprende una vasta gamma di possibili opzioni (guarda, qui di seguito, la lista dei canali disponibili per trasformare un evento tradizionale in un X-Event).

  c) Offrendo sottoscrizioni a pagamento per accedere a pacchetti di contenuti degli X-Event che includono feed RSS su argomenti specifici, forum di discussione, registrazioni, etc.

  d) Creando contenuti di alta qualità, selezionando, aggregando, ed editando i migliori contenuti estratti dall'evento live.

Photo credit: Ingrid Peek

Ecco qui alcuni dei nuovi canali di distribuzione dei contenuti che si possono utilizzare per trasformare un evento tradizionale in un X-Event:

• I servizi di web conference e live streaming: i sistemi di web conference consentono agli organizzatori di estendere l'accesso (gratuito o a pagamento) ai loro eventi ad un pubblico potenzialmente molto, molto più vasto. Il limitato numero di occasioni che offrono accessi virtuali online sia per eventi di nicchia che per eventi popolari e, nondimeno, il costo effettivo delle tecnologie che si utilizzano a questo scopo, evidenziano ancor di più il vantaggio competitivo che tali strumenti offrono a chi li usa e la necessità di educare ed informare i potenziali utenti circa i vantaggi offerti da questo tipo di approccio. Tempo fa, Chris Pirillo e il produttore Jake Ludington hanno fatto un lavoro eccellente trasmettendo dal CES di Las Vegas ed hanno offerto, immediatamente dopo averle registrate, l'accesso alle loro fantastiche interviste con i venditori di tecnologia.
• I sistemi di registrazione: sia come componenti integrati dei sistemi di web conference dal vivo, sia che siano strumenti separati, la capacità dei sistemi di registrazione di catturare con estrema fedeltà contenuti audio e video di specifiche parti dell'evento o di particolari presentazioni ed interventi, è di immenso valore. La capacità di questi sistemi di editare, post-produrre, convertire e decodificare questi file nei formati di distribuzione popolare (.mp3, .mp4, .wma, .wmv, .mov, .Flash, etc.) è un ulteriore valore aggiunto. (TechSmith Camtasia, Macromedia Captivate, etc.).

  Guarda questo approccio innovativo per registrare le interviste online.

• Contenuti multimediali da distribuire on-demand: le tecnologie basate sul Web che ci permettono di accedere facilmente alle registrazioni delle sessioni, delle presentazioni e degli interventi in programma, forniscono un nuovo ed efficiente strumento per distribuire e consegnare ricchi contenuti (audio, video, di animazione, etc.) in un formato arricchito e facilmente accessibile. Brainshark, Macromedia Breeze e Articulate Presenter sono tre diversi tipi di strumenti che supportano gli X-Events.
• Feed RSS: gli RSS newsfeeds costituiscono degli ottimi canali di distribuzione dei contenuti che possono completare in vari modi i diversi processi, le tracce e gli interessi promossi durante l'evento live. Alex Williams con il suo RSS Winterfest del 2004 ha fornito un'importante prova di concetto su come possono funzionare al meglio questi strumenti.
• Aggregatori web e i canali di newsmastering: la creazione di aggregatori di notizie personalizzate, di post della blogosfera, di riviste e di altri contributi provenienti dal Web, forniranno un vantaggio competitivo unico per l'informazione, che sarà molto difficile da eguagliare attraverso le risorse individuali che coprono l'evento.
• Blog: i blog associati con gli X-Event possono offrire molteplici e diversi canali di informazione per gli organizzatori, per gli esperti, per i partecipanti e anche per la stampa. L'ulteriore possibilità per tutti questi gruppi di inserire ed aggiornare i contenuti, le informazioni e i commenti rilevanti per la preparazione, la stesura e la prosecuzione dell'evento, dà voce ed un diffusione extra a coloro che rendono possibile l'evento. Ma non solo. I blog offrono un doppio canale comunicativo che consente ai partecipanti, ai partner e ai competitori di contribuire, dissentire o sottoporre questioni importanti.
• Wiki: l'uso dei wiki può fornire uno spazio facile da usare dove tutti si misurano sullo stesso terreno. Dato che i wiki offrono a tutti la stessa opportunità di editare e modificare il contenuto pubblicato, forniscono un importante beneficio per la creazione di una collezione di risorse comuni o per la redazione e l'analisi di argomenti estremamente specifici.Un esempio vivente che mostra quanto sia efficiente questo approccio, viene di nuovo dalla RSS Winterfest.
• Forum di discussione: l'uso dei forum di discussione su Internet per estendere il gruppo di esperti che hanno partecipato all'evento o per fornire uno scambio continuo tra gli esperti principali, i venditori, gli sponsor e i partecipanti agli X-Event offre un significativo valore aggiunto e molte opportunità alle parti coinvolte. Gli utenti finali hanno la possibilità di incontrarsi e scambiare informazioni con gli stakeholder nel tempo e di espandere enormemente la loro associazione con contenuti di qualità ed esperienza, mantenendo un lavoro intenso per un periodo di tempo illimitato.
• Aggregatori personalizzati DLA: i Digital Lifestyle Aggregators completamente personalizzati e i nuovi aggregatori di contenuti di marca integrano le capacità audiovisive, il social networking hanno già fatto il loro debutto nei nuovi mercati delle conferenze. Con queste notizie piccole e scaricabili e attraverso questi aggregatori di contenuto, gli organizzatori di conferenze saranno in grado di mettere nelle mani degli utenti finali interessati un doppio strumento di comunicazione dedicato e specifico, ricco di contenuti, libero da spam e unico per la sua capacità di coinvolgere chiunque dentro l' X-Event, grazie ad un semplice software.

  Guarda il Project Du Reader e quello che ho scritto in proposito: è un buon esempio della mia visione del DLA.

• Newsletter via email: le newsletter via email sono un canale di distribuzione dei contenuti post-evento affidabile, familiare e in molti casi apprezzato, di cui possono disporre gli organizzatori dell' X-Event. Il fatto che la newsletter arrivi direttamente nella casella di posta dei contatti, dei clienti e dei partner dell'evento, fornisce un canale di comunicazione molto personale, diretto ed intimo che, se correttamente utilizzato, può produrre grande fidelizzazione, attenzione e la futura partecipazione dei clienti dell' X-Event. La newsletter è anche un canale qualificato per una promozione etica ed intelligente di importanti prodotti, servizi ed eventi complementari.

Ciascuno dei canali di distribuzione dei contenuti sopra descritti (e questi sono solo alcuni esempi di tutte le possibilità) offre infinite possibilità per sottoscrivere, sponsorizzare e vendere l'accesso a contenuti di qualità che sono già pronti per essere presi.

Lontani dalla necessità di sottoporre alla barriera del pagamento tutto il risultato e il valore finale dell'evento, gli organizzatori di conferenze e gli editori dei nuovi media possono ottenere un profitto molto più grande e sostenibile rendendo liberi la maggior parte dei contenuti dell' X-Event, ma riservando un accesso a pagamento: a) per un servizio di selezione, aggregazione e distribuzione personalizzata dei contenuti o b) per la creazione di compilation di contenuti di qualità realizzati da editori esperti e da newsmaster.

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