Basic Time Management Per Chi Pubblica Online: Come Gestire Al Meglio Il Tuo Tempo Lavorando Sul Web
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27 gennaio 2010

Basic Time Management Per Chi Pubblica Online: Come Gestire Al Meglio Il Tuo Tempo Lavorando Sul Web

Il time management è l'arte di gestire il tempo, ottimizzando il lavoro e raggiungendo un alto livello di produttività. Se lavori sul Web sai bene quanto sia importante gestire bene il tuo tempo e non lasciare che le ore vadano via a causa di imprevisti o cose poco importanti. Quando navighi in rete le distrazioni abbondano e diventa indispensabile organizzare e gestire al meglio il tuo tempo per poter lavorare in modo proficuo.

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Photo credit: ktsdesign

Pensa un attimo a quante volte hai sprecato il tuo tempo, magari seguendo un link dietro l'altro, leggendo e rispondendo ai messaggi di posta elettronica, o cercando qualcosa che non riuscivi a trovare. In questi casi diventa fondamentale il time management, ovvero saper organizzare e gestire il proprio tempo in modo razionale ed efficace.

Naturalmente è importante anche una buona dose di disciplina e rigore per evitare le moltissime tentazioni che ti si presentano passando da un sito all'altro. Gli stessi social network ad esempio, se utilizzati male, possono essere un'enorme perdita di tempo. Solo delle buone capacità di time management possono aiutarti a utilizzare al meglio il tuo tempo quando navighi sul Web, sia che tu lo faccia per lavoro, sia per svago.

In questo articolo trovi tutta una serie di accorgimenti, tecniche e strumenti per gestire al meglio il tuo tempo quando lavori sul Web.

 

 

Non Perdere Tempo Con la Posta Elettronica

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Cerca di esaminare i messaggi ricevuti in determinati momenti prestabiliti della giornata e non appena li ricevi. Quando è possibile cerca di rispondere subito, perlomeno a quelli che non richiedono risposte articolate o del lavoro preliminare. In questo modo eviti di dimenticarteli fra i tanti che ricevi e smarchi qualcosa da fare.

Imposta i filtri avanzati del tuo client di posta, per smistare i messaggi che ricevi, organizzarli in varie cartelle e respingere subito quelli inutili o indesiderati. Se utilizzi Gmail, ed io te lo consiglio, prova a dare un'occhiata alla sezione impostazioni e in particolare alla sezione Labs dove trovi moltissime funzionalità, che puoi attivare in base alle tue esigenze, per aggiungere ulteriori funzioni alla tua casella di posta.

Sempre in Gmail hai la possibilità di segnare come "speciali" (con l'utilissima stellina) i messaggi che ti richiedono un lavoro o un impegno particolare, in modo da avere una lista (visualizzando solo i messaggi "speciali") di tutti gli incarichi che dovrai svolgere. Con questa lista, dopo aver controllato tutte le mail non lette, potrai organizzare al meglio il tuo lavoro e lavorare per priorità.

 

Organizza il Tuo Tempo

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Esistono diverse tecniche, più o meno fantasiose, per organizzare il tuo lavoro sul Web, o il tuo tempo libero, in modo proficuo: la classica lista delle priorità, la tecnica del pomodoro e molti altri trucchi per il time management. Di sicuro il metodo più semplice, ma anche uno dei più efficaci, è quello della lista delle priorità.

Ancora prima di accendere il computer scrivi su un foglio bianco le cose che hai deciso di fare durante la giornata, segnando le più importanti e quelle più difficili nelle prime posizioni. Avere chiaro quali sono le priorità ti aiuterà a non distrarti e a non divagare. Dopo ogni ora controlla la tua lista, chiedendoti se hai fatto qualcosa di proficuo ed eventualmente riorganizzala in base al tempo a disposizione.

In ogni caso ogni ora fai una verifica, per evitare che il tempo ti sfugga di mano. A fine della giornata di lavoro fai una verifica definitiva per verificare cosa ha funzionato e cosa no. Cosa hai imparato e se questo può servirti per essere più produttivo l'indomani. In linea generale cerca, per quanto ti è possibile, di concludere un lavoro, prima di cominciarne un altro. A livello psicologico e di motivazione è importante vedere che il proprio lavoro ha dato dei frutti.

In alternativa ai vecchi metodi puoi utilizzare anche strumenti elettronici per scrivere una lista delle priorità, a cominciare da Google Docs o cercare in rete i numerosi software o servizi web-based utili allo scopo.

Prova a fare un ricerca su Google inserendo come parole chiave "to do list" e ti appariranno diversi risultati in tema. Di solito sono strumenti gratuiti e piuttosto semplici da utilizzare, dove basta registrarsi per poi passare all'azione in poco tempo. In alternativa su questo sito trovi un elenco nutrito di software per fare to do list.

Infine sul blog di Matteo Moro trovi altri suggerimenti interessanti e regole pratiche su come impostare una giornata di lavoro.

 

Trova le Informazioni in Modo Rapido ed Efficace

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E' cosa arcinota che attualmente la maggior parte delle persone fanno ricerche sul Web utilizzando Google o altri motori di ricerca. Il problema fondamentale però è la pertinenza dei risultati: spesso nelle serp trovi cose che non ti interessano per niente e questo ti costringe a reimpostare la ricerca perdendo tempo e forse senza ottenere quello di cui hai bisogno.

Per questo puoi utilizzare alcuni strumenti e accorgimenti per ottimizzare le proprie ricerche. Per prima cosa devi individuare con chiarezza l'oggetto della tua ricerca e le relative parole chiavi. Vale la pena di spendere un po' di tempo prima, per risparmiarlo dopo. Evita parole inutili o troppo vaghe, che possano avere molteplici interpretazioni. Non esagerare con il numero: 3 o 4 parole chiave possono bastare. In alternativa cerca di trovare dei sinonimi per i termini fondamentali.

Un altro aspetto molto importante è quello di non limitare la ricerca, sopratutto se i risultati non sono soddisfacenti, ai soli motori, ma utilizzare anche altri strumenti come ad esempio i social media. Hai mai pensato di cercare qualcosa su Twitter? Potresti trovare tra i tanti "tweet" alcuni che ti potrebbero essere molto utili e con risorse che non saresti riuscito a trovare diversamente.

Allo stesso modo può dare risultati sorprendenti scandagliare Technorati e ricercare fra la moltitudine di blog indicizzati o ancora sfruttare le segnalazioni degli altri internauti tramite i servizi di social bookmarking come Delicious.

Un'alternativa interessante sono gli aggregatori di motori di ricerca. Il loro funzionamento è semplice: si inseriscono le parole chiave proprio come fai su Google, ma la ricerca viene effettuata non solo sui principali motori, ma anche su social media, blog, directory ecc. In alcuni casi devi indicare esplicitamente le fonti che vuoi utilizzare per fare le ricerche, in altri invece questo avviene in automatico.

 

Aggrega i Contenuti con i Feed RSS

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I Feed RSS sono uno strumento prezioso per risparmiare il tuo tempo, perché ti consentono di tenerti aggiornato e di monitorare siti, blog e forum che ti interessano, senza doverli visitare ogni volta, per controllare se ci sono stati aggiornamenti. Utilizzarli è piuttosto semplice, devi solo scegliere un aggregatore ed abbonarti ai feed RSS che ti interessano. Di solito per farlo basta cliccare sull'apposito simbolo nei siti che offrono questo servizio.

Gli aggregatori di feed o feed reader funzionano in modo simile ai client di posta elettronica: quando uno dei siti che segui pubblica un nuovo articolo, tu ricevi un aggiornamento direttamente sul tuo computer. Gli aggregatori di feed RSS possono essere software da installare o servizi online. Per scegliere quello che si adatta meglio alle tue esigenze e saperne di più eccoo una guida ai feed RSS.

 

Usa i Social Bookmark Per le Tue Pagine Preferite

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Ogni volta che sul Web trovi qualcosa di interessante, utile o divertente, lo aggiungi ai preferiti; anche tu molto probabilmente ne avrai una lunga lista.

Cosa succede però quando cambi il computer o, ancora peggio, se l'hard disk si rompe? Come minimo devi perdere un mucchio di tempo per recuperarli.

Il rimedio è molto semplice: un servizio di Social Bookmarking che, rispetto alle vecchie liste di preferiti, presenta alcuni indiscutibili vantaggi.

Per prima cosa non corri il rischio di perderli accidentalmente: sono sempre lì a tua disposizione, possono essere catalogati in ordine cronologico di inserimento e allo stesso tempo si possono ritrovare facilmente in base ai tag, all'argomento o tramite un motore di ricerca interno.

Inoltre, ed è l'aspetto più interessante del social boomarking, hai la possibilità di crearti un network di contatti e di cercare anche fra i segnalibri degli altri. Il concetto è che, se io trovo un link interessante, oltre che metterlo da parte per me lo condivido e lo metto a disposizione di tutti.

Se vuoi saperne di più sui vari servizi di social bookmarking leggi la miniguida di Robin Good sui vantaggi dei social bookmark rispetto ai preferiti del browser, oppure guarda il video qui sotto per conoscere quali sono tutte le potenzialità di un servizio come Delicious.

 

Non Perderti Nei Social Network

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Facebook, My Space, Twitter solo per citarne tre fra i più famosi, sono strumenti utili e divertenti, ma in grado di farti perdere tempo come poche altre cose al mondo.

Il principale limite del Web 2.0 è proprio questo: il sovraccarico cognitivo, quello che con un termine più in voga viene definito "information overload". In altre parole questo avviene quando ricevi troppe informazioni tutte insieme, al punto che non riesci ad assimilarne nessuna e che, in definitiva, non concludi niente.

Quando si utilizzano i social media è importante cercare di fare un po' d'ordine per non affogare in questo oceano. Esistono molti strumenti utili allo scopo: gli aggregatori di social network, in grado di convogliare tutte le tue attività sociali (file, link, testi, video, file audio, immagini e altro) in un unico luogo.

Quale usare? C'è l'imbarazzo della scelta. Puoi provare con Friend Feed, dove aggregare i feed di tutte le tue attività online, dal tuo blog, all'account di Flickr o Picasa, a Youtube, a Twitter ecc. Usarlo è tutto sommato semplice, anche se è necessario entrare un po' nel meccanismo prima di riuscire a sfruttarlo al meglio.

In alternativa puoi provare con Ping Fm che ti permette di aggiornare con un solo click tutti i social media ai quali sei iscritto, senza dover digitare ogni volta un numero imprecisato di password.

L'altra possibile alternativa è rappresentata da Hello Txt che, oltre alla consueta funzione di aggiornare contemporaneamente tutti i tuoi profili sparsi per i vari social media, raccoglie e organizza i feed RSS dei tuoi amici permettendoti così di fare un po' d'ordine e risparmiare tempo.

Ecco un elenco di altri servizi per aggregare social network.

 

Scrivi Su Molti Blog Contemporaneamente

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Scrivere può essere molto faticoso e non sempre è il momento giusto per farlo. il problema si ingrandisce se devi scrivere molto per blog diversi, se devi farlo con regolarità e se devi incastrare questa tua attività con tutte le altre che fanno parte del tran tran quotidiano.

In questi casi, come al solito, è fondamentale riuscire ad organizzare il proprio tempo e magari approfittare di momenti di pausa o dei tempi morti per poter scrivere, per esempio durante gli spostamenti in treno, in metropolitana, in autobus o in qualche sala d'aspetto.

Per semplificarti la vita possono tornare molto utili i servizi per bloggare offline: questi strumenti ti permetteranno di scrivere, modificare e fare le opportune correzioni ad un testo, per poi pubblicarlo in un secondo momento.

Ecco un elenco completo degli strumenti per bloggare offline.

 

Tieniti Aggiornato Con gli Aggregatori di News

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Un ottimo sistema per risparmiare il tuo tempo online è quello degli aggregatori di notizie. Ne esistono parecchi e sui temi più svariati. Il meccanismo che sta alla base è quello di ricercare e raggruppare tutte le notizie reperibili in rete su un determinato argomento.

Gli aggregatori possono essere generalisti, ovvero presentare notizie su molti argomenti diversi: cronaca, politica, sport, economia, tecnologie ecc. Oppure essere focalizzati su argomenti specifici, per esempio il mondo Linux.

La selezione viene fatta tramite un software e questo non garantisce sempre e comunque la pertinenza, diversamente invece dal Newsmastering, dove la selezione viene fatta da una persona in carne ed ossa.

All'interno dei vari aggregatori è presente di solito anche un motore di ricerca per trovare le notizie su un particolare argomento.

Organizzare il tuo tempo con le tecniche di Time Management e gli strumenti che il Web ti mette a disposizione può aiutarti a fare il tuo lavoro velocemente e impiegare al meglio le tue giornate.

Come hai capito è necessario impegno e una buona dose di creatività per trovare il tuo personalissimo modo per gestire il tempo.

Se hai qualche tecnica segreta o conosci qualche software che dovrebbe essere inserito in questa guida su come ottimizzare il tempo, segnalamelo nei commenti.

 

Photo credits:
Non Perdere Tempo Con la Posta Elettronica - Timur Nisametdinov
Organizza il Tuo Tempo Per Essere Sempre Efficiente e Produttivo - Marc Dietrich
Cerca le Informazioni in Modo Rapido ed Efficace
- Eric Isselée

Utilizza i Feed Rss Per Leggere i Contenuti - juliengron
Organizza i Tuoi Preferiti Con un Servizio di Social Bookmarking - Ben Goode
Non Perderti Nei Meandri Dei Social Network - Jelica Videnovic
Scrivi Su Molti Blog Contemporaneamente? - Arpad Nagy-Bagoly
Tieniti Aggiornato Con Gli Aggregatori di News - Mi_click

 
 
 
 
 
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