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20 gennaio 2006

Content Management System: Come Vengono Scelti I Sistemi Di Content Management CMS

Nelle aziende, il volume delle informazioni relative ad un prodotto sta crescendo in maniera esponenziale.

La ragione sta nella moltiplicazioni di prodotti, software e servizi che richiedono una spiegazione.

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Photo credit: Mauro Bighin

Dopo l'allargamento dell'Unione Europea, non solo le grandi compagnie ma anche le piccole e medie imprese devono fare i conti con la molteplicità delle lingue.

La sfida è mantenere l'informazione della compagnie universalmente comprensibile, efficace e priva di ridondanze, in modo da essere pubblicabile sia su di un giornale che elettronicamente in diverse lingue.

Le compagnie che non hanno affrontato e superato queste sfide devono soffrire costi addizionali e pressioni in termini di tempo per gestire questi problemi.

Lo studio CMS di tekom (le cui scoperte sono riassunte qui di seguito) presenta i requisiti e gli scenari che una compagnia deve affrontare quando seleziona e introduce sistemi di content management.

 

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Photo credit: Ronen

Per controllare al meglio il flusso delle informazioni , sempre più compagnie decidono di utilizzare sistemi di content management per gestire:

  • Report,

  • Informazioni tecniche,

  • Ducumentazioni di Sviluppo

  • Descrizione di prodotti

  • Documentazione di processi,

  • Istruzioni di lavoro

  • Documenti di vendite,

  • Cataloghi di prodotti,

  • Documenti per la sicurezza e il mantenimento,

  • Istruzioni per il funzionamento e l'uso

  • e molti altri contenuti.

Con l'aiuto di speciali CMS, le compagnie possono mantenere un controllo sulle conoscenze specifiche riguardo al prodotto, al know-how e gestire una molteplicità dei lingue.

Gli elementi più importanti per la produttività sono:

  • Evitare le inconsistenze durante la creazione,

  • I molteplici usi di un contenuto,

  • L'esclusioni di ridondanze durante la traduzione

  • La disponibilità di interfacce con ERP, PPS e sistemi simili,

  • L'automazione del processo di publishing
  • e la
  • Pubblicazione Cross-media



Molte compagnie sono nella fase di orientamento

Per ottenere una comprensione migliore dei requisiti CMS, tekom ha condotto un sondaggio sui Dipartimenti Documentazione di 717 compagnie che già utilizzano un sistema di content management.

IL risultato è che l'uso di un sistema di content management si sta diffondendo.

Un totale di 717 participanti hanno risposto alla domanda se sono a favore o contro un content management system, o se sono ancora indecisi.

Più della metà dei partecipanti non ha ancora deciso, ma stanno attivamente discutendo l'argomento content management.

Più di un terzo hanno già deciso esplicitamente di usare un sistema di content management, ma solo il 20% lo sta effettivamente usando.

Solo il 7 % ha deciso di non usare sistemi di content management.

L'obiettivo dello studio sui CMS è offrire un orientamento alle compagnie che non hannno ancora deciso in favore o contro i CMS, ed aiutarle a scegliere un sistema adatto.



Decisione di investire in content management

Il sondaggio ha mostrato che le compagnie che hanno già deciso per sistemi di content management sono passate attraverso una serie di requisiti tipici del processo di decision making:

  • Utilizzi molteplici per il contenuto per creare prodotti informativi differenti e/o gruppi di target

  • Creazione di documentazione specifica per il prodotto varianti (personalizzabili)

  • Localizzazione e creazione di varianti per nazionalità

  • Creazione di varianti di layout

  • Uso di dati o database (e.g., liste, dati sul prodotto)

  • Creazioni di cataloghi (data management dei prodotti)

  • Gestione delle relazioni tra contenuti semantici

  • Publishing di sorgente singolo

  • XML come formato di dati originale

  • Gestione di differenti linguaggi stranieri

  • Gestione di una terminologia attiva

  • Uso di sistemi di memorizzazione



Criteri per la selezione dei venditori

Lo studio mostra che l'esperienza per quanto riguarda i progetti sono tra i criteri più importanti per la maggior parte degli intervistati.

Anche la strategia dietro il prodotto e i futuri sviluppi sono importanti per gli utenti, così come il supporto personale.

A tutto vanno aggiunte considerazioni economiche.

Per esempio, i costi di implementazione giocano un ruolo importante nel processo decisionale, così come le funzioni standard e i modelli di licenza.

In aggiunta, le compagnie preferiscono le seguenti caratteristiche di content management:

  • User-friendliness e trasparenza del CMS

  • Natuura modulare del prodotto e strategia modulare

  • Prodotto e capacità di personalizzazione insieme

  • Tecnologia Web comune

  • Interfacce aperte e completezza ed apertura del prodotto

  • Formati standard ed interfacce

Per quasi il 90% degli intervistati, criteri relativi alla compagnia come la grandezza, il numero di impiegati, il turnover, l'età e la posizione sul mercato non assumevano un ruolo determinante nella selezione del sistema di content management.



Il content management system giusto per la tua azienda

Il sistema di content management selezionato deve essere adattato alla tua compagnia e necessita di un supporto ottimale in grado di assolvere ai requisiti personali di ogni compagnia.

Per minimizzare i costi, tutte le funzioni possibili che ti servono devono essere offerte come funzioni standard o come funzioni che possono essere configurate senza spese aggiuntive.

Si può risparmiare con la semplice integrazione dei sistemi con i dati preesistenti attraverso l'uso di interfacce standard e aperte.

Dalle interviste è apparso che gli utenti CMS valutano il rapporto costi-benefici in maniera ottimistica. Il 46% valuta i CMS positivamente, il 24% in maniera ottima e solo il 3% in maniera negativa. Questi risultati confermano l'uso strategico di un sistema di content management e possono essere applicate ad altre aree di una compagnia.



Scritto originalmente da
Daniela Straub eMichael Fritz
intitolato "Content Management - Strategic Challenge"
e pubblicato su Tekom.de - December 2005

Se sei interessato all'intero studio in Inglese (originalmente condotto in Germania - disponibile a pagamento), invia una e-mail a Martin Stettner (m.stettner[at]tekom.de).

 
 
 
 
 
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