Team Virtuali: Regole E Best Practices Per Comunicare Efficacemente Online
Quando comunichi in un team virtuale, le cose possono essere meno chiare rispetto a quando lavori in contesti reali. I team virtuali sono, in qualche modo, più sensibili all'uso improprio degli strumenti di comunicazione online, poiché la priorità numero uno è proprio riuscire a comunicare in modo efficace.
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Analizzando come, in natura, i componenti di un gruppo comunicano tra loro, potrai osservare che esistono alcune regole della comunicazione, che puoi mettere in pratica tu stesso e che faranno la differenza in termini di prestazioni e di efficacia della comunicazione online all'interno del tuo team virtuale.
Se vuoi usare al meglio gli strumenti per la comunicazione online come Instant Messaging, VoIP e Web Conferencing allora devi imparare quali sono le regole per comunicare efficacemente online.
Ken Thompson, esperto di bioteaming e autore di un interessante Manifesto su questi temi, spiega chiaramente i pro e i contro dei tre modi di comunicare più comuni all'interno dei team virtuali: tra due interlocutori, da uno a pochi, da uno a molti.
Essere più consapevoli, e sforzarsi di comunicare online al meglio può davvero essere la strada per la migliore affidabilità ed efficienza di un team virtuale.
Modelli di Comunicazione Tra Team Virtuali: Cosa ci Insegna la Natura
di Ken Thompson
Come Evitare Comunicazioni Elettroniche Nocive Per i Team Virtuali
Dallo studio dei gruppi esistenti in natura è emersa l'esistenza di tre modelli di comunicazione dominanti.
Questi tre modelli sono presenti anche nelle tipiche comunicazioni elettroniche usate dai nostri gruppi di lavoro. Un uso sbagliato della comunicazione potrebbe essere dannoso o potrebbe indicare l'assenza delle necessarie dinamiche di supporto all'interno del gruppo.
Per semplicità chiamerò questi tre modelli di comunicazione:
- Il Grido (da uno a molti);
- Il Bisbiglio (tra due interlocutori);
- Il Pettegolezzo (da uno a pochi).
Diamogli un'occhiata:
1) Grido
Gridare significa comunicare con tutto il gruppo.
Questo è il principale modo di comunicare usato dagli insetti in natura. E' un un tipo di comunicazione che prevede una trasmissione a senso unico, non richiede una risposta. In natura questo modo di comunicare viene usato per esempio dalle formiche, che lasciano delle tracce olfattive (ferormoni) e dalle api, che comunicano attraverso un particolarissimo volo chiamato "waggle dance"
I gruppi umani hanno bisogno di ricevere risposte anche a questo tipo di comunicazioni, ad esempio per poter programmare un meeting, per poter condurre dei sondaggi o per ottenere dei feedback. Credo comunque che i team di lavoro dovrebbero imparare ad usare meglio le trasmissioni a senso unico.
L'attuale dipendenza dalla messaggistica a doppio senso è una delle cause di rallentamento delle comunicazioni all'interno di un team di lavoro.
2) Bisbiglio
Il bisbiglio è una forma di comunicazione privata tra due interlocutori.
Anche questo modello di comunicazione si può osservare in natura: per esempio le formiche e le api comunicano sfiorandosi l'una con l'altra o scambiandosi dei fluidi corporei.
Anche i gruppi umani hanno bisogno di poter bisbigliare. Le conversazioni non possono essere tutte trasparenti, alcune di queste infatti potrebbero essere non rilevanti o addirittura inappropriate per l'intero gruppo.
Un esempio pratico è quando stai seguendo una conferenza web e sei costretto ad attirare l'attenzione degli amministratori per poter dire la tua. Oppure potrebbero essere loro a volerti dire, in modo discreto, che stai parlando troppo, o che hai un volume troppo alto o basso.
Bisbigliare è un modello di comunicazione importante per la coesione gei gruppi e i rapporti tra i membri di un team di lavoro, infatti la fiducia e i rapporti interpersonali sono costruiti anche grazie alle conversazioni private.
3) Pettegolezzo
Il terzo modello di comunicazione, il pettegolezzo, è una forma di comunicazione privata tra alcuni, ma non tutti, i membri di un gruppo ed è quella a cui bisogna prestare maggiore attenzione.
Generalmente le formiche e le api non usano questo modello di comunicazione.
Esistono vari tipi di pettegolezzi e non sono sempre offensivi. Anzi, possono risultare molto utili nelle dinamiche di gruppo. Il pericolo si presenta quando il pettegolezzo coinvolge sempre lo stesso sottogruppo di membri del team.
C'è il rischio, ovviamente, che si formi una cerchia di persone all'interno del gruppo, e che questa possa minare la trasparenza e la fiducia di cui ha bisogno un team dalle alte prestazioni.
L'uso del pettegolezzo potrebbe indicare che sei stato estromesso da un sottogruppo o da una leadership. Per mantenere una certa trasparenza queste strutture comunicative dovrebbero essere visibili a tutti e non dovrebbero essere usate in gran segreto.
Riassumendo, nei team di lavoro esistono tre modalità di comunicazione:
- Il Grido (da uno a molti);
- Il Bisbiglio (tra due interlocutori);
- Il Pettegolezzo (da uno a pochi).
Dovrai tenere sotto controllo ogni modalità di comunicazione usata all'interno del tuo team di lavoro ed essere sicuro che venga usata sempre quella giusta, al momento giusto.
Fai attenzione soprattutto al pettegolezzo perché a causa sua potrebbero formarsi delle combriccole in grado di generare delle crepe nella struttura del tuo team di lavoro.
Informazioni sull'Autore
Ken Thompson Ken Thomson è un ricercatore, scrittore, e imprenditore che si occupa del mondo dei team di lavoro ad alte prestazioni, e del trasferimento delle "best practices" nella formazione dei team dal mondo biologico. Ha pubblicato un interessante documento dal titolo "The Bioteaming Manifesto" che illustra i principi di base della sua visione. Ken pubblica i suoi migliori articoli su Bioteams.com e ha un mini-sito dedicato alle tecniche di collaborazione..
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