In una presentazione "nel dubbio, semplifica."

I documenti allegati ad una presentazione Powerpoint spesso sono solo le fotocopie delle slide originali. Ma questo, come ben sai, non soddisfa il bisogno di capire dei partecipanti.

Una presentazione senza un complemento scritto alla presentazione orale, non permette ai partecipanti di comprendere al meglio l'elenco di punti, le clip art e i simboli presenti nelle slide.

Photo credit: Dana Nicolescu

Quello che è essenziale per delle presentazioni veramente utili è trattare i documenti di una presentazione separatamente dal contenuto visuale progettato.

Garr Reynolds, un esperto di marketing e comunicazione, ha raccolto una serie di consigli utili dell'autore e scrittore online
John Scalzi.

Photo credit: Lee-Ann Thompson

Una slide non è un documento.

Creare una slide per la tua presentazione e scrivere un documento di supporto sono due cose differenti. Questo è ovvio, ma quante persone conosci che come materiale di supporto stampano le slide di presentazione ?

Quando noi tentiamo di "prendere due piccioni con una fava" e fare delle slide che servono anche come documenti spesso costruiamo slide pessime su cui parlare durante la presentazione o inefficaci se si tratta di materali di supporto. Due settimane dopo la presentazione questi fogli, con immagini piccoli ed elenchi, divengono difficili da comprendere e non servono più a niente.

L'autore John Scalzi offre alcuni consigli di scrittura per professionisti delle presentazioni che non sono necessariamente scrittori professionali.

L'elemento di base da cui partire è il fatto che le presentazioni visuali, la capacità di un relatore di mostrarle e la scrittura di documenti di supporto sono elementi da trattare in maniera differenziata.

Ci sono alcuni principi di base da applicare alla scrittura e alla presentazione. Questi i consigli di scrittura di Scalzi. Eccone quattro fondamentali.

1) "Arriva subito al punto."

Mostra subito il punto, poi costruisci il caso attorno. L'audience non deve chiedersi "Dove vuole arrivare"?"

2) "Non usare parole di cui non conosci perfettamente il significato."

Molte volte i relatori usano paroloni per impressionare e risultare credibili o intelligenti. Sia che tu scriva, sia che tu parli, non cercare mai di impressionare perchè stai pensando a te stesso e non alla tua audience. Dobbiamo parlare in maniera naturale, come in una conversazione, in maniera chiara, senza paroloni. Il punto a cui devi aspirare è fornire la maggiore informazione possibile comprensibile alla tua audience.

3) "Leggi le persone che scrivono bene."

Ho imparato il jazz ascoltando i migliori e noi dobbiamo imparare a diventare grandi presentatori ascoltando i più famosi o meno famosi speaker del presente e del passato.

4) "Nel dubbio, semplifica."

Non sei sicuro di aver usato la parola giusta ? Usa una parola più semplice. Sei preoccupato che la tua frase non sia abbastanza chiara? Scrivi una frase più piccola e semplice. Sei preoccupato che le persone non comprendono quale sia il senso. Arriva subito al punto. Ogni problema di scrittura che incontri può essere risolto rendendo le cose più semplici.

Questo dovebbe essere ovvio ma molte persone partono dalla premessa che semplice sia uguale a stupido. ma non è vero. Dalla mia esperienza ho compreso che gli scrittori più stupidi sono quelli che fanno capire di più le cose. Non sto dicendo di ridurre tutto alla forma più elementare, sto dicendo le persone che leggono o ascoltano devono capire.

L'autore:

Garr Reynolds, che vive a Osaka, Giappone, è ex manager per le relazioni di gruppo in tutto il mondo per Apple Computer, Inc. in Silicon Valley. Con Apple, Reynolds ha lavorato negli Stati Uniti e in Giappone come relatore per le presentazioni aziendali per i maggiori clienti Apple. Specialista nella comunicazione, attualmente è Associate Professor of Management
alla Kansai Gaidai University dove insegna Marketing. Garr inoltre cura Presentation Zen, un sito sulla progettazione di presentazioni professionali. Il blog associato offre approfondimenti che vanno oltre i consigli di PowerPoint.

Garr Reynolds offre ai business manager e ai comunicatori consigli e riferimenti molto validi per scrivere e comunicare in maniera efficace..

Molto interessante è la mini-guida di Garr Reynolds per le presentazioni PowerPoint.